Sekretariat

(1) Sekretariat mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam penyelenggaraan urusan koordinasi, pelaksanaan dan pemberian dukungan administrasi, keuangan dan program kepada seluruh unsur organisasi di lingkungan Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Provinsi Sumatera Utara.

(2) Sekretariat menyelenggarakan fungsi :
a. penyelenggaraan koordinasi kegiatan Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah;
b. penyelenggaraan koordinasi penyusunan rencana, program, dan anggaran Dinas;
c. penyelenggaraan pembinaan dan pemberian dukungan administrasi yang meliputi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, kerumahtanggaan, kerja sama, hubungan masyarakat, arsip, dan dokumentasi;
d. penyelenggaraan pembinaan dan penataan organisasi dan tata laksana;
e. penyelenggaraan koordinasi dan penyusunan peraturan perundang-undangan serta pelaksanaan advokasi hukum;
f. penyelenggaraan pengelolaan barang/aset, data dan informasi;
g. penyelenggaraan pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Dinas;
h. penyelenggaraan pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Dinas, sesuai Standar yang ditetapkan.

(3) Sekretaris mempunyai uraian tugas:
a. menyelenggarakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada pegawai pada lingkup Sekretariat;
b. menyelenggarakan koordinasi penyusunan rencana strategis, rencana kerja dan laporan kinerja Dinas;
c. menyelenggarakan koordinasi kegiatan Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah;
d. menyelenggarakan pembinaan dan pemberian dukungan administrasi yang meliputi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, kerumahtanggaan, kerja sama, hubungan masyarakat, arsip, dan dokumentasi;
e. menyelenggarakan pengelolaan, pembinaan dan pengendalian administrasi keuangan;
f. menyelenggarakan pembinaan dan penataan organisasi dan tata laksana;
g. menyelenggarakan penatausahaan, kelembagaan, ketatalaksanaan dan pengelolaan perpustakaan internal Dinas;
h. menyelenggarakan koordinasi dan penyusunan peraturan perundang-undangan serta pelaksanaan advokasi hukum;
i. menyelenggarakan pengelolaan barang/aset, data dan informasi;
j. menyelenggarakan rumah tangga Dinas;
k. menyelenggarakan fasilitasi pelayanan umum dan pelayanan minimal;
l. menyelenggarakan pengadaan, pemeliharaan, penataan, pembinaan, kebersihan dan pengelolaan urusan rumah tangga dan perlengkapan/peralatan kantor/gedung;
m. menyelenggarakan fasilitasi dan pengaturan keamanan kantor;
n. menyelenggarakan fasilitasi rapat-rapat internal dan eksternal Badan;
o. menyelenggarakan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan;
p. menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait;
q. menyelenggarakan pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Dinas sesuai bidang tugas dan fungsinya;
r. menyelenggarakan pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Dinas, sesuai Standar yang ditetapkan.

(4) Untuk melaksanakan tugas, fungsi dan uraian tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), ayat (2) dan ayat (3), Sekretaris dibantu oleh :
a. Subbagian Umum dan Kepegawaian; dan
b. Subbagian Keuangan.

(1) Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian mempunyai uraian tugas:
a. melaksanakan penyusunan program kerja Subbagian Umum dan Kepegawaian;
b. melaksanakan urusan rumah tangga Dinas, ketertiban dan keamanan kantor, hubungan masyarakat dan pelayanan umum;
c. melaksanakan pengumpulan, pengelolaan penyimpanan dan pemeliharaan sarana prasarana serta aset/inventaris Dinas;
d. melaksanakan pengelolaan dan pembinaan perpustakaan dan kearsipan Dinas;
e. melaksanakan penatausahaan, pelembagaan, pengorganisasian, penatalaksanaan, pendokumentasian kegiatan, keprotokolan serta fasilitasi rapat-rapat Dinas;
f. melaksanakan penyusunan bahan kebutuhan pegawai, formasi dan penunjukan dalam jabatan di lingkungan Dinas, pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan dan pemeliharaan data pegawai;
g. melaksanakan penatausahaan kepegawaian, pembinaan kepegawaian dan disiplin pegawai serta penyusunan bahan untuk pengusulan bagi pegawai yang mutasi, naik pangkat, gaji berkala, pensiun, pemberhentian pegawai, Penilaian Prestasi Kerja, DUK, sumpah/janji pegawai, pemberian penghargaan dan peningkatan kesejahteraan pegawai;
h. melaksanakan penyusunan Standar kompetensi pegawai, tenaga teknis dan fungsional serta penyiapan pegawai untuk mengikuti pendidikan/pelatihan, ujian dinas dan izin/tugas belajar;
i. melaksanakan dan mengkoordinasikan tugas-tugas kedinasan kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing;
j. melaksanakan pemberian petunjuk, bimbingan serta pengawasan kepada bawahan;
k. melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kegiatan Subbagian Umum dan Kepegawaian;
l. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris.

(2) Kepala Subbagian Keuangan mempunyai uraian tugas;
a. melaksanakan penyusunan program kerja Subbagian Keuangan;
b. melaksanakan penatausahaan anggaran belanja;
c. melaksanakan penyusunan bahan pembinaan penatausahaan anggaran belanja;
d. melaksanakan penyusunan bahan pertanggungjawaban anggaran belanja;
e. melaksanakan penyusunan bahan evaluasi dan laporan keuangan, kegiatan anggaran belanja;
f. melaksanakan verifikasi anggaran belanja;
g. melaksanakan penyusunan laporan keuangan bulanan, triwulanan, semesteran dan prognosis anggaran;
h. melaksanakan urusan-urusan dalam ruang lingkup yang meliputi administrasi keuangan, pengadaan barang dan jasa, perbendaharaan, verifikasi, ganti rugi dan tindak lanjut laporan hasil pemeriksaaan;
i. melaksanakan dan mengoordinasikan tugas-tugas kedinasan kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing;
j. melaksanakan pemberian petunjuk, bimbingan serta pengawasan kepada bawahan;
k. melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kegiatan Subbagian Keuangan;
l. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris.