(1) Sekretariat mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam penyelenggaraan urusan koordinasi, pelaksanaan dan pemberian dukungan administrasi, keuangan dan program kepada seluruh unsur organisasi di lingkungan Dinas Koperasi dan Usaha Kecil Menengah Provinsi Sumatera Utara.

(2) Sekretariat menyelenggarakan fungsi :

a. penyelenggaraan perumusan kebijakan operasional tugas administrasi di lingkungan Dinas Koperasi dan Usaha Kecil Menengah Daerah Provinsi;

b. penyelenggaraan koordinasi pelaksanaan tugas dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unsur organisasi di lingkungan Dinas Koperasi dan Usaha Kecil Menengah Daerah Provinsi;

k. penyelenggaraan pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Dinas, sesuai bidang tugas dan fungsinya dan pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Dinas sesuai bidang tugas dan fungsinya;

l. penyelenggaraan pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Dinas, sesuai standar yang ditetapkan;

(3) Sekretaris mempunyai uraian tugas :

a. menyelenggarakan koordinasi, pelaksanaan dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unsur organisasi di lingkungan dinas;

b. menyelenggarakan pengelolaan administrasi umum perkantoran dan rumah tangga dinas, manajemen organisasi dan hukum;

c. menyelenggarakan penatausahaan, pelembagaan, pengorganisasian dan penatalaksanaan;

d. menyelenggarakan pengelolaan dan pembinaan naskah dinas, kearsipan, pertelekomunikasian dan persandian;

e. menyelenggarakan penataan dan pemeliharaan perlengkapan kantor, peralatan dinas dan inventaris rumah tangga dinas;

f. menyelenggarakan penyusunan dan penataan standar tata hubungan kerja dan standar mekanisme koordinasi antar unit dinas;

g. menyelenggarakan penyusunan bahan rancangan/tata konsep, dokumentasi peraturan perundang-undangan dan pengelolaan perpustakaan;

h. menyelenggarakan pengelolaan hubungan kemasyarakatan, informasi publik dan keprotokolan;

i. menyelenggarakan fasilitasi pelayanan umum, pengaturan keamanan dan kenyamanan kantor;

j. menyelenggarakan pengelolaan tertib administrasi kepegawaian;

k. menyelenggarakan pengkoordinasian dan pembinaan jabatan fungsional;

l. menyelenggarakan pengelolaan dan pembinaan keuangan dan perbendaharaan;

m. menyelenggarakan pengelolaan akuntansi, verifikasi, ganti rugi dan tindak lanjut laporan hasil pemeriksaaan;

n. menyelenggarakan pengelolaan sarana dan prasarana perlengkapan dan aset dinas; o. menyelenggarakan pengkoordinasian penyusunan program, anggaran dan pelaporan dinas;

p. menyelenggarakan pengkajian anggaran belanja dan pengendalian administrasi anggaran belanja;

q. menyelenggarakan pengkajian, pemetaan dan evaluasi peruntukan anggaran belanja dan aset dinas serta melaksanakan penghitungan belanja kesehatan dari seluruh sumber pembiayaan dan dari seluruh sektor terkait kesehatan tingkat Provinsi;

r. menyelenggarakan koordinasi penyusunan rencana kerja Sekretariat, Bidang-Bidang dan Unit Pelaksana Teknis;

s. menyelenggarakan pengkajian dan koordinasi perencanaan program Bidang, Sekretariat dan Unit Pelaksana Teknis;

t. menyelenggarakan penyusunan perencanaan tahunan dan perencanaan jangka menengah, Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP), Laporan Keterangan Pertanggung Jawaban (LKPJ) dan Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (LPPD) dinas;

u. menyelenggarakan pengkoordinasian pelaporan, monitoring dan evaluasi kegiatan Sekretariat dan Bidang-Bidang serta Unit Pelaksana Teknis;

v. menyelenggarakan koordinasi penyusunan program, anggaran, penyediaan data, informasi dan sinkronisasi perencanaan Kabupaten/Kota terhadap perencanaan tingkat Provinsi;

w. menyelenggarakan pemantauan dan pemanfaatan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK);

x. menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait, mengatur rapat-rapat internal dinas dan melaksanakan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan;

(4) Untuk melaksanakan tugas, fungsi dan uraian tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), ayat (2) dan ayat (3), Sekretaris dibantu 

a. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian;

b. Sub Bagian Keuangan;

c. Sub Bagian Program, Akuntabilitas dan Informasi Publik.

URAIAN TUGAS KEPALA SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN

1. Membuat rencana kerja berdasarkan peraturan yang berlaku untuk pedoman pelaksanaan tugas;

2. Melaksanakan pengelolaan pendataan pegawai, penertiban berkas pegawai dan Daftar Urut Kepangkatan (DUK), Bezeeting data kepegawaian sesuai dengan perubahan data perorangan guna mengetahui posisi pegawai yang bersangkutan;

3. Memberi penilaian Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) terhadap bawahan:

4. Melaksanakan pengurusan administrasi pembuatan pengajuan surat kenaikan gaji berkala dan surat ijin/Cuti pegawai;

5. Melaksanakan pengelolaan admininistrasi pengajuan peningkatan status PNS, kenaikan pangkat dan pensiun pegawai;

6. Mengkoordinir urusan umum sesuai aturan dalam rangka tertibnya administrasi;

7. Mengkoordinir urusan kepegawaian sesuai aturan dalam rangka tertibnya administrasi;

8. Melaksanakan penataan dan pemeliharaan perlengkapan, peralatan dan inventaris kantor;

9. Melaksanakan urusan-urusan keprotokolan;

10. Melakukan kegiatan pemantauan sesuai dengan bidang tugasnya untuk mengetahui hambatan yang terjadi dan mencari alternatif pemecahan masalah;

11. Membuat laporan pelaksanaan tugas secara tertulis kepada atasan sebagai bahan untuk penyempurnaan program selanjutnya;

12. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lainnya sesuai dengan instruksi atasan.

URAIAN TUGAS KEPALA SUB BAGIAN KEUANGAN

1. Melaksanakan pengumpulan data/bahan dan referensi untuk kebutuhan pelaksanaan tugas dan fungsi sekretariat;

2. Melaksanakan penyusunan perencanaan/program kerja Sekretariat dan Sub Bagian Keuangan;

3. Melaksanakan penyusunan bahan dan penyiapan anggaran dinas;

4. Melaksanakan pengadministrasian dan pembukuan keuangan dinas;

5. Melaksanakan penyusunan pembuatan daftar gaji dan tunjangan Daerah;

6. Melaksanakan pembinaan perbendaharaan keuangan;

7. Melaksanakan penyiapan bahan dan pembinaan pengelolaan teknis administrasi keuangan;

8. Melaksanakan pembayaran gaji pegawai dan penghasilan tambahan lainnya;

9. Melaksanakan verifikasi keuangan;

10. Melaksanakan penatausahaan belanja langsung dan belanja tidak langsung pada dinas dan Unit Pelaksana Teknis;

11. Melaksanakan sistem Akuntansi Instansi (SAI) dan penyiapan bahan pertanggungjawaban keuangan;

12. Melaksanakan koordinasi penyusunan bahan evaluasi dan pelaporan administrasi keuangan;

13. Melaksanakan pengendalian administrasi perjalanan Dinas Pegawai;

14. Melaksanakan pelayanan dan penyiapan bahan atas pengawasan;

15. Melaksanakan penyusunan bahan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan;

16. Melaksanakan koordinasi dengan Unit kerja terkait;

17. Melaksanakan tugas lain, sesuai dengan tugasnya.

URAIAN TUGAS KEPALA SUB BAGIAN PROGRAM

1. Melaksanakan pengumpulan data/bahan dan referensi untuk kebutuhan pelaksanaan tugas dan fungsi sekretariat;

2. Melaksanakan penyusunan perencanaan program kerja Sekretariat dan Sub Bagian Program;

3. Melaksanakan koordinasi penyusunan perencanaan/program Dinas;

4. Melaksanakan penyusunan bahan rencana strategis, Laporan Akuntabilitas Kinerja instansi Pemerintah (LAKIP), LKPJ dan LPPD dinas;

5. Melaksanakan penyusunan pengkoordinasian evaluasi dan monitoring;

6. Melaksanakan pengelolaan dan pembinaan sistem informasi koperasi dan usaha kecil menengah;

7. Melaksanakan penyusunan pengelolaan data koperasi dan usaha kecil menengah ;

8. Melaksanakan penyusunan bahan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan’

9. Melaksanakan koordinasi dengan Unit Kerja terkait;

10. Melaksanakan tugas lain, sesuai dengan tugasnya.